Printen op kantoor
Voor printen op kantoor is het zeker aan te raden om in een professionele printer te investeren. De meeste moderne business printers kunnen een breed scala aan printopdrachten aan, met een professioneel resultaat. Dat gezegd heeft is het zonde om geld te besteden aan toeters en bellen die je niet of nauwelijks zult gebruiken. Wat je nodig hebt is een printer die de taken uitvoert die hij moet uitvoeren, op een zo efficiënt mogelijke manier. Een zakelijke printer aanschaffen is het makkelijkst als je eerst al je eisen voor jezelf op een rijtje zet. Op basis daarvan kun je de verschillende printers die er verkrijgbaar zijn vergelijken.
Jouw eisen voor printen op kantoor
Laat je vooral niet overweldigen door het aanbod zakelijke printers. Kijk in plaats daarvan naar je eigen behoeften en stel jezelf de volgende vragen:
- Hoeveel moet jouw onderneming printen?
- Wat voor soort documenten moet je afdrukken? Eenvoudig papierwerk zoals brieven, facturen en contracten, of meer ingewikkelde creatieve documenten?
- Moeten er regelmatig kwalitatief hoogwaardige foto’s afgedrukt worden?
- Moet je in kleur kunnen printen of is zwart-wit voldoende?
- Wil je ook op A3 formaat kunnen printen?
- Wil je dubbelzijdig printen?
- Moet de printer ook documenten kunnen bundelen en nieten?
- Wil je je eigen marketingmaterialen kunnen produceren, of ga je hiervoor toch naar een professioneel drukbedrijf?
- Zijn je printbehoeften aan verandering onderhevig? Ben je bijvoorbeeld bezig om veel processen te digitaliseren?
- Hoeveel werknemers hebben toegang nodig tot de printer?
- Vanaf welke apparaten moeten zij kunnen printen? Alleen vanaf computers/laptops of ook vanaf tablets en smartphones?
Het juiste type printer
Als je de bovenstaande vragen hebt beantwoord, dan moet het niet al te lastig zijn om een keuze te maken uit de verschillende printer types:
- Inkjetprinters – Inkjetprinters zijn de standaard voor thuisgebruik. Ze maken gebruik van cartridges die fijne inktdruppeltjes produceren. Ze zijn heel goedkoop in aanschaf, maar de cartridges zijn behoorlijk prijzig. Hou hier rekening mee als je een inkjetprinter wilt gebruiken voor printen op kantoor – de kosten per afdruk kunnen snel oplopen als je regelmatig moet printen!
- Laserprinters – Laserprinters zijn qua aanschaf duurder dan inkjetprinters, maar als je dagelijks veel hoge volumes moet printen ben je uiteindelijk aanzienlijk goedkoper uit. De toner gaat namelijk veel langer mee dan inktcartridges. Daarbij zijn laserprinters doorgaans stiller dan inkjetprinters en niet te vergeten vele malen sneller. Laserprinters zijn ook verkrijgbaar in A3 modellen.
- Multifunctionele printers (MFPs) – Multifunctionele printers zijn doorgaans laserprinters die zijn uitgerust met een ingebouwde scanner en kopieerapparaat. Veel modellen beschikken zelfs nog over de mogelijkheid om te faxen. Als je behoefte hebt aan dit soort functies dan is één multifunctionele printer veel goedkoper dan drie of vier aparte machines. Hou er wel rekening mee dat als je op een bijzonder hoge resolutie moet scannen, niet alle multifunctionele printers daar geschikt voor zijn. De goedkopere MPP modellen zijn ook niet altijd even snel met printen en scannen.
- Mobiele printers –Mobiele printers, ook wel verkocht als draagbare printers, zijn bijzonder licht en over het algemeen compact genoeg om in je laptoptas mee te nemen. Ze werken op een accu en kunnen moeiteloos draadloos printen. Ideaal voor als je vaak op locatie moet werken, maar niet geschikt voor hoge printvolumes en complexe printopdrachten.
- Fotoprinters –Fotoprinters zijn speciaal gemaakt om foto’s af te drukken. Ze zijn meestal niet al te duur in aanschaf maar wel duur in gebruik. Vaak ben je veel goedkoper uit als je gewoon gebruik maakt van een online fotoprint service voor het afdrukken van je foto’s. Voor printen op kantoor hebben fotoprinters meestal dan ook weinig nut.
